关于收集2017届普通本（专）科毕业生大学档案材料的通知
各学院：
按照学校2017届毕业生离校工作安排，为规范、准确地做好毕业生档案材料归档工作，确保学生顺利离校，请各学院学生档案管理专职人员，负责将本届毕业生的档案材料以个人为单位进行整理、以班级为单位进行收集。所有学生档案材料必须真实、完整、准确，并按规定的时间进行装档（装档时间安排见附件一）。现就收集2017届普通本（专）科毕业生大学档案材料的有关事项通知如下：
一、学院装档时提供装档材料登记表（一式二份，表格形式见附件二）。装档过程各学院负责的老师全程参与并签字确认。
二、毕业生档案材料包括：高等学校毕业生登记表、长江大学学生历年成绩总表、党员/入党积极分子材料、体检表、实习鉴定表（师范类）、报到证。
三、毕业生档案材料归档具体要求
1.归档材料必须是办理完毕的正式材料，要求完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有形成材料的日期。并注明学生姓名、学号、所在学院、班级和年级。
2.归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章；例如：《高等学校毕业生登记表》最后一页学院党委公章二处，〈长江大学学生历年成绩总表〉需有学院和长江大学教务处公章二处，文凭发放与学位授予均是空白为不合格成绩表，不合格资料请各学院认真考虑是否装入档案，如果不仔细检查装入档案，引起后果由各学院自行负责。不单独接收零散成绩表和报到证等材料。
3.归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。
4.归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
5.学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档学院，并限期改正后归档。
四、档案转递信息按规定格式（表格格式见附件三）填写。送回档案时，需上报EXCEL电子文本和纸质文本（签字、盖章）各一份。
五、特别说明
1.接上级文件精神，2015年6月1日起，高校毕业生档案不再走机要通道，一律走特快专递或自带。
2.考取研究生的毕业生应在2017年6月5日前到学生档案室凭档案商调函办理档案转递手续。
3.签订就业协议书的毕业生，应在其就读学院填写档案去向详细地址，由学生档案室按规定转递档案。
4.未签订就业协议书的毕业生，可选择提供档案去向详细地址或自带档案。自带档案办理时间为2017年7月10日以后。凡自带档案需尽快将档案呈交到档案托管单位托管，学生不可自行拆封和保管档案，否则后果自负。
5.毕业生应在离校半年内查询自己的档案去向。对于半年内未进行处理的毕业生档案，学校将档案转至湖北省荆州市人事局托管。
2017年归档特别说明：档案室只接收档案材料完备的学生档案，如办理了报到证，未装入档案的；长江大学学生历年成绩总表不合格的；高等学校毕业生登记表未盖章的；一律不接收，如各学院不按此执行，后果自负。档案室只负责接收档案，管理档案，邮寄档案，不负责核查档案材料。
长江大学学生档案室联系电话：0716-8062061 ，联系人：何权
特此通知
附件1 各学院装档时间安排
附件2 装档材料登记表模板
附件3 毕业生档案邮寄地址样表
招生与就业指导处
2017年5月31日
附件1 各学院装档时间安排
时间 | 学院名称 | 备注 |
6月 1--15日 | 机械工程学院、化学与环境工程学院、计算机科学学院、电子信息学院、城市建设学院、管理学院、信息与数学学院、体育学院、经济学院、临床医学院、外国语学院、法学院、马列学院、艺术学院、文学院、医学院、物理与光电工程学院、教育学院 | 各学院开具提档证明材料到学生档案室提取大学档案袋及高中档案 |
6月 2--5日 | 生命科学学院、动物科学学院、农学院、园艺园林学院 | 各学院开具提档证明材料到学生档案室提取大学档案袋及高中档案 |
待定 | 地球科学学院、地球物理与石油资源学院、石油工程学院、地球环境与水资源学院 |
附件2 装档材料登记表模板
班级：体教11101班
序 号 | 姓名 | 学号 | 毕业生 登记表 | 毕业生 体检表 | 成绩单 | 优秀材料 | 党员材料 | 党员积极分子材料 | 高中材料 | 报到证 | 其它材料 |
1 | 艾一 | 201100569 | √ | √ | √ | √ | √ | √ | √ | √ | |
2 | 常二 | 201100437 | |||||||||
3 | 陈三 | 201100397 | |||||||||
4 | 董四 | 201100491 | |||||||||
5 | 董五 | 201100528 | |||||||||
6 | 丰六 | 201100495 | |||||||||
7 | 冯七 | 201100551 | |||||||||
8 | |||||||||||
9 |
登记人（老师）签名： 联系电话：
注：一式二份，一份为标注毕业生装档材料登记表，一份为空白毕业生装档材料登记表
附件3 毕业生档案邮寄地址样表
序号 | 班级 | 学号 | 姓名 | 档案去向详细地址 | 邮寄单位名称 | 收件人电话 | 邮编 |
1 | 体教11101 | 201100569 | 艾 一 | ×省×市×路×号 | ×× | ×× | ×× |
登记人（老师）签名： 联系电话：
注：电子文本可发送至档案室邮箱：cjdxdas@.163.com
