关于收集2016届普通本（专）科毕业生大学档案材料的通知

各学院：

为规范、准确地做好普通本（专）科毕业生材料归档工作，确保他们顺利离校，请各学院负责档案的老师，将本届毕业生的档案材料以个人为单位进行整理、以班级为单位进行收集。为确保学生档案的真实、完整、准确。现将收集2016届普通本（专）科毕业生大学档案材料的有关事项通知如下：

一、  装档过程由各学院负责的老师具体落实。

二、  毕业生档案材料包括：

高中档案、普通高校毕业生登记表、成绩表、体检表、党员/入党积极分子材料、实习鉴定表（师范类、医学类）、奖励材料、处分材料（由我处统一装档）、报到证。

三、毕业生档案材料归档具体要求

1.归档材料必须是办理完毕的正式材料，要求完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有形成材料的日期。并注明学生姓名、学号、所在学院、班级和年级；

2.归档材料必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，需有组织盖章；

3.归档材料文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写；

4.归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章；

5.学生档案管理人员对不符合归档要求的档案材料，有权拒收或退还归档学院；

四、各学院送回档案时须提交

1  填写好的2016年各学院档案材料信息表的电子文本和纸质文本各一份，电子文本，发送至档案室邮箱：cjdxdas@.163.com。

2  2016年开始档案室不再对各院送回的材料进行核对，如毕业生档案材料出现问题由各学院负责，档案室只负责档案的管理和邮寄。

五、  档案转递信息相关按规定。

1.接上级文件精神，2015年6月1日起，高校毕业生档案不走机要通道，自6月1日起所有毕业生档案一律走邮政EMS，特殊情况须自带档案的到档案室办理。

2.考研学生需在2015年6月5日前，到学生档案室递交档案调函，填写相关信息备案以便及时寄出档案。

3.签订了就业协议书的毕业生，可向就业单位问询档案能否自带，如可自带，按自带程序前来学生档案室办理档案；如就业单位不接收档案自带的学生可向所在院校填写档案去向地址。

4.未签订就业协议的毕业生，档案可按自带档案程序前来学生档案室办理档案。

5.2016年6.10----2016年7.1是学生档案室处理大批量档案时间，此时间内暂不处理学生自带档案。

6.学生自带档案需尽快将档案交到档案托管单位托管，学生不可自行拆封和保管档案，否则后果自负。

六、   各学院需告知毕业生在离校半年内查询自己的档案去向。

七、   如有特殊情况，请速与学生档案室协商。

联系电话：0716-8062061 ，联系人：何权老师

特此通知！

附件一  各学院提取高中及大学档案袋的时间安排

附件二  各学院装完档案送回档案室的时间安排

附件三  学院档案材料信息表

                                                                招生与就业指导处 

                                                 2016年5月23日

           附件一   各学院提取高中及大学档案袋的时间安排

           附件二   各学院装完档案送回档案室的时间安排

2016年各学院档案材料信息表.xls